Приказ от 09.09.2013 г № 205
Об утверждении положения о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми
В целях совершенствования архивного дела в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях министерства, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов приказываю:
1.Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми и ее состав (прилагается).
2.Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми, утвержденное приказом от 18.11.2010 N 278, считать утратившим силу.
3.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела правового обеспечения и кадровой работы (Галль А.В.).
Министр
В.ШАРКОВ
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
1.Общие положения
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) Министерства образования Республики Коми создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Министерства образования Республики Коми (далее - министерство).
1.2.Постоянно действующая ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения министром. В необходимых случаях (см. п. 3.4 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочно-методической комиссией (далее - ЭПМК) Государственного учреждения Республики Коми "Национальный архив Республики Коми" (далее - ГУ РК "Национальный архив РК") и экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Архивного агентства Республики Коми (далее - Архивное агентство РК).
1.3.В своей работе ЭК руководствуется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами министра, нормативно-методическими документами Государственной архивной службы, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения и настоящим положением.
1.4.Экспертная комиссия возглавляется заместителем министра. Секретарем является лицо, ответственное за архив министерства. Персональный состав ЭК назначается приказом министра из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых организаций.
2.Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3.Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3.Основные функции ЭК
3.1.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов министерства (в том числе научной и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2.Осуществляется методическое руководство работой по экспертизе ценности документов министерства и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.3.Оказывает содействие и методическую помощь специалистам министерства:
- по выявлению владельцев личных архивов в министерстве, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории министерства.
3.4.Рассматривает и принимает решения об одобрении и представляет на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК" с последующей передачей:
3.4.1.на утверждение ЭПК Архивного агентства РК, а затем на утверждение министра:
- описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
- перечни проектов, проблем (тем), научно-технической документации, по которым подлежит передача на государственное хранение;
3.4.2.на согласование ЭПК Архивного агентства РК, а затем на утверждение министра:
- акты о неисправимых повреждениях дел (документов) постоянного хранения;
- акты о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;
3.4.3.на согласование ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", а затем на утверждение министра:
- инструкцию по делопроизводству;
- проект номенклатуры дел министерства;
- положение об экспертной комиссии и об архиве министерства;
- описи дел по личному составу;
3.4.4.на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", с последующей передачей на рассмотрение ЭПК Архивного агентства РК:
- предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем;
- об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
3.4.5.на утверждение министра:
- акты о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению,
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.5.Совместно со службой делопроизводства и кадров проводит для сотрудников министерства консультации по вопросам работы с документами.
3.6.Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям министерства.
4.Права ЭК
4.1.В пределах своей компетенции дает рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу и оформления документов.
4.2.Запрашивает от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи и незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу.
4.3.Заслушивает на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4.Приглашает на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей ГУ РК "Национальный архив РК", сторонних организаций.
4.5.ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки документы, не соответствующие нормативно-методическим требованиям.
4.6.Информирует министра по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5.Организация работы ЭК
5.1.Экспертная комиссия министерства работает в тесном контакте ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК", получает от него соответствующие организационно-методические указания.
5.2.ЭК работает по годовому плану, утвержденному министром.
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не позднее, чем через 10 дней.
5.4.Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну, решение принимают председатель ЭК и министр (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК ГУ РК "Национальный архив РК").
5.5.Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.