Приказ от 18.11.2010 г № 278

Об утверждении положений об архиве и экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми

В целях совершенствования архивного дела в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях министерства, хранения, комплектовании, учета и использования архивных документов, осуществления экспертизы научной и практической ценности архивных документов приказываю:
1.Утвердить Положение об архиве Министерства образования Республики Коми (прилагается).
2.Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Министерства образования Республики Коми и ее состав (прилагается).
(Положение утратило силу
3.Приказ Министерства образования Республики Коми от 24.09.2007 N 202 считать утратившим силу.
4.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника отдела организационной, кадровой и аналитической работы (Бригида О.Ю.).
Министр
Н.СТРУТИНСКАЯ
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Документы Министерства образования Республики Коми, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, подлежат хранению в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми". До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных государственной архивной службой Российской Федерации хранятся в ведомственном архиве министерства.
1.2.Министерство обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности, а также в соответствии с правилами, устанавливаемыми государственной архивной службой, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет министерства. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица министерства несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3.В своей работе архив министерства руководствуется ФЗ "Об архивном деле в РФ" (М., 2004), Законом РК "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории РК" (Сыктывкар, 2005), правилами и другими нормативно-методическими документами ФАА, Архивного агентства Республики Коми, Государственного учреждения РК "Национальный архив РК", а также приказами и распоряжениями министра, решениями экспертной комиссии министерства и настоящим Положением.
1.4.Положение об архиве министерства разработано на основании Примерного положения и утверждено министром по согласованию с экспертно-проверочно-методической комиссией ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" (ЭПМК ГУ РК "НА РК").
1.5.Архив министерства работает по плану, утвержденному начальником отдела, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.6.Контроль над деятельностью архива министерства осуществляет начальник отдела.
1.7.Организационно-методическое руководство деятельностью архива организации осуществляет ГУ РК "Национальный архив Республики Коми".
2.ДОКУМЕНТЫ АРХИВА
В архив поступают:
2.1.законченные делопроизводством министерства документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности специалистов министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу, сформированные в дела и внесенные в опись;
2.2.документы ликвидированных подведомственных учреждений;
2.3.личные фонды ведущих работников министерства, деятелей образования, выдающихся новаторов педагогического труда, поступившие в архив;
2.4.служебные и ведомственные издания;
2.5.научно-справочный аппарат к документам архива (историческая справка, номенклатура дел, описи с титульными листами и предисловиями).
3.ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА
3.1.Основными задачами архива являются:
3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2.учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3.подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых государственной архивной службой РФ;
3.1.4.осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве организации;
3.2.В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1.принимает не позднее чем через три года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы специалистов министерства, обработанные в соответствии с требованиями, установленными государственной архивной службой;
3.2.2.разрабатывает и согласовывает с ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" графики предоставления описей на рассмотрение ЭПМК ГУ РК "НА РК" и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;
3.2.3.составляет и предоставляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводства, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии министерства и ЭПМК ГУ РК "НА РК";
3.2.4.осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.5.создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГУ РК "Национальный архив Республики Коми";
3.2.6.Организует использование документов:
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организации и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии министерства;
3.2.8.вносит изменения по составу документов в номенклатуру дел министерства, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив министерства;
3.2.9.ежегодно представляет в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.10.готовит и в установленном порядке передает на хранение в ГУ РК "Национальный архив Республики Коми" документы Архивного фонда Российской Федерации.
4.ПРАВА АРХИВА
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1.1.контролировать выполнение установленных правил работы с документами специалистами министерства;
4.1.2.запрашивать от специалистов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;
4.1.3.вносить предложения по совершенствованию документационного обеспечения министерства, работы архива.
5.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА
5.1.1.Ответственный за ведение архива несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ
Утратило силу
СОСТАВ
ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК)
ПО ЭКСПЕРТИЗЕ НАУЧНОЙ И ПРАКТИЧЕСКОЙ (СПРАВОЧНОЙ) ЦЕННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КОМИ

Зуев Н.Б.	председатель
Кичигина Г.В.	секретарь
Члены комиссии:
Горячевская Н.А.
Бебякина О.В.
Карабань Е.И.
Панюкова Г.И.
Шанина А.Н.